Event Registration System · تسجيل الفعاليات

نظام تسجيل الفعاليات والمشاركين: نماذج مخصصة، وفئات ورسوم، وتأكيد فوري

الإجابة المختصرة: نظام تسجيل الفعاليات (Event Registration System) هو المنصة التي يسجّل منها المشاركون، ويُبنى عليها كل ما بعدها: البادج يُطبع من حقول النموذج، والرسائل تُرسل إلى بياناته، والشهادة تحمل الاسم كما كُتب فيه، والتقارير لا تُظهر إلا ما جُمع. في EventFlow تصمم نموذج التسجيل وأسئلته لكل فئة، وتربطه بشرائح الرسوم وبوابات الدفع، وتدير الأهلية والموافقات والتسجيل الجماعي عبر بوابات الجهات والرعاة، ويصل كل مشارك تأكيد فوري ورمز QR عبر واتساب والبريد.

  • فتح التسجيل
  • اختيار الفئة
  • النموذج والوثائق
  • الدفع
  • المراجعة عند الحاجة
  • التأكيد ورمز QR
  • التذكير
  • الدخول والبادج

مكونات نظام تسجيل الفعاليات في EventFlow

مصمم صفحة ونموذج التسجيل

تخصيص النموذج والأسئلة لكل فئة، ورابط تسجيل بهوية جهتك مع دعم نطاق فرعي أو نطاق مخصص عند الحاجة، وباللغتين العربية والإنجليزية.

فئات وشرائح رسوم

رسوم تتغير آليًا حسب فئة المشارك (مثل استشاري، أخصائي، طالب) أو حسب الفترة الزمنية (تسجيل مبكر، تسجيل عادي).

الأهلية والوثائق والموافقة

رفع المستندات المطلوبة ومراجعتها من المنظم قبل قبول التسجيل، مع إشعار المشارك بالقرار.

مسار الاعتماد والموافقات

التسجيل في الجلسات وورش العمل

حجز ورش مستقلة بأسعار محددة، مع منع التعارض الزمني ومراقبة الطاقة الاستيعابية لكل قاعة لحظيًا.

نظام إدارة المؤتمرات

بوابات الجهات والرعاة

رابط خاص ولوحة مصغرة لكل جهة أو راعٍ لإدخال بيانات منسوبيهم ضمن حصة محددة، يُغلق آليًا عند اكتمال العدد.

الدفع الإلكتروني والفواتير

مدى وApple Pay وGoogle Pay وفيزا وماستركارد، وتحديث حالة التسجيل لحظيًا، واستكمال الدفع المتعثر برابط فريد، وفواتير ضريبية وفواتير للجهات.

حلول الدفع للفعاليات

أكواد الخصم

أكواد مخصصة للمتحدثين والرعاة والمجموعات والعارضين، مع تتبع استخدام كل كود وأثره المالي.

التأكيد والتذكير

رسالة تأكيد فور التسجيل تحمل رمز QR، وتذكيرات مجدولة عبر واتساب والبريد مع تقرير بحالة كل رسالة.

المرافقون والقوائم الجاهزة

إضافة المرافقين بضغطة، ورفع قوائم المدعوين أو المنسوبين وإرسال الدعوات إليهم.

الدعوات وتأكيد الحضور

نموذج التسجيل: ما الذي تطلبه فعلًا؟

التوتر الدائم في تصميم النموذج بين جمع أكبر قدر من البيانات وإتمام أكبر عدد من التسجيلات، وكل حقل إضافي يخدم الأولى ويضر بالثانية. القاعدة الحاسمة: لا تطلب حقلًا لا تعرف من سيستخدمه وكيف.

الحقلمتى يُطلب
الاسم كما سيظهر على البادجدائمًا — وبهذه الصيغة صراحةً
الجوالدائمًا — وسيلة الرمز والتذكير
البريد الإلكترونيعند وجود محتوى مفصّل أو فاتورة أو شهادة
الجهة والمسمىإن ظهرا على البادج أو في التقرير
القطاع أو الفئة المهنيةبقائمة اختيار إن ارتبطت بشريحة أو تقرير
احتياجات خاصةإن كنت ستتصرف بناءً عليها فعلًا
اختبار الحقل: ما القرار الذي سيتغيّر بوجود هذا الحقل؟ إن لم توجد إجابة في جملة واحدة فاحذفه. واجمع في التسجيل ما يلزم لإصدار الرمز والبادج، واطلب الباقي برسالة لاحقة.

لماذا يُهجر نموذج التسجيل؟

  • طول النموذج وكثرة الحقول
  • طلب معلومة لا يعرفها المسجّل في تلك اللحظة، كرقم تسجيل مهني
  • نموذج صُمم على شاشة مكتب ولا يعمل جيدًا على الجوال
  • رسالة خطأ بعيدة عن الحقل، أو زر إرسال يختفي خلف لوحة المفاتيح
  • رفع ملف لم يُختبر من الجوال

الفئات والشرائح والأهلية

حين توجد شرائح — طلاب، أو أعضاء جمعية، أو فئة مهنية — يصبح التسجيل مسارًا لا نموذجًا: يختار المسجّل شريحته، ويرفع وثيقة إن لزم، وتُراجع، ثم يُقبل أو يُرفض مع إشعاره بالقرار.

الفئة (مثال)النموذجالرسومالمراجعةالبادج
مشارك عاممختصرشريحة عادية أو مبكرةفوريورقي
طالبمع إثبات الانتسابشريحة مخفضةمراجعة الوثيقةورقي
عضو جمعيةمع رقم العضويةشريحة الأعضاءتحقق من العضويةورقي
منسوب جهة أو راعٍعبر بوابة الجهةضمن الحصة أو بفاتورة الجهةمن الجهةحسب الفئة
متحدثبدعوةدون رسوممن المنظمPVC

مثال توضيحي لطريقة بناء الفئات، ويُضبط حسب كل فعالية.

ما يُغفل كثيرًا: إظهار حالة «قيد المراجعة» للمسجّل نفسه. من رفع وثيقته ولم يصله شيء يفترض أن التسجيل لم يصل فيعيده، وتتراكم الاستفسارات.

التسجيل الجماعي وبوابات الجهات والرعاة

بوابة لكل جهة

تُدخل كل جهة أو شركة بيانات منسوبيها بنفسها، فتضمن دقة المسميات والتخصصات وتخفف العبء عن المنظم.

حصص محددة

سقف لعدد المسجلين لكل جهة، ويُغلق الرابط آليًا فور اكتمال العدد المسموح.

فواتير الجهات

فواتير مجمعة باسم الجهة الدافعة، وربطها بالتحويلات اليدوية وتأكيدها رقميًا فور التحقق.

القوائم الجاهزة

استيراد قوائم المدعوين أو المنسوبين، مع توحيد الصيغ وكشف التكرار قبل إرسال الدعوات.

جودة البيانات قبل طباعة البادجات

البيانات التي تدخل النموذج ليست جاهزة للطباعة تلقائيًا: الأسماء تصل بأشكال مختلفة، والجوالات بصيغ متعددة، والجهات باختصارات غير موحدة. لذلك تُراجع البيانات وتُنظّف قبل طباعة البادجات:

  • توحيد صيغة الجوال قبل أي إرسال أو مقارنة
  • كشف التكرار بالجوال لا بالاسم
  • مراجعة الأسماء الطويلة جدًا والقصيرة جدًا
  • توحيد أسماء الجهات إن ظهرت على البادج
  • إتاحة مراجعة المسجّل لبياناته قبل الفعالية
  • اختبار قالب البادج بأطول اسم في القائمة

وتعديل بيانات أي مسجل أو فئته يتم فورًا من لوحة التحكم، وينعكس في كل نقاط التحقق. راجع نظام طباعة البادجات.

الأداء والأمان عند فتح التسجيل

  • بنية سحابية قابلة للتوسع مع توزيع الأحمال تلقائيًا وقت ذروة التسجيل أو الدفع
  • تحديث مخزون المقاعد لحظيًا لمنع البيع الزائد
  • تشفير البيانات وحماية معاملات الدفع
  • صلاحيات مستخدمين محددة لمن يطلع على البيانات ويعدّلها
  • التزام بمعايير الأمن السيبراني في المملكة واستضافة بيانات محلية للجهات التي تشترطها
  • نسخ احتياطي مستمر للبيانات

وحدد مدة احتفاظ لكل مجموعة بيانات: قوائم الحضور والشهادات للمدة التي تحتاجها، والبيانات الحساسة تُحذف بعد انتهاء غرضها.

نظام تسجيل متكامل أم نماذج وجداول عامة؟

البندنماذج وجداول عامةنظام تسجيل فعاليات
الفئات والرسومنموذج منفصل لكل فئة ومتابعة يدويةمسار واحد بشرائح تتغير آليًا
الدفع والفواتيرتحويلات تُطابق يدويًابوابات دفع وفواتير آلية واستكمال الدفع المتعثر
الأهليةمرفقات عبر البريدرفع ومراجعة وقرار داخل النظام
رمز الدخول والبادجتصدير ودمج قبل الفعاليةرمز QR فوري وطباعة مباشرة من السجل
التذكيررسائل يدويةتذكيرات مجدولة مع حالة كل رسالة
التقاريرتجميع يدويلحظية وقابلة للتصدير

من التسجيل إلى الدخول في منظومة واحدة

تسجيل الزوار

التسجيل المسبق والميداني للمعارض والفعاليات المفتوحة.

نظام تسجيل الزوار

Check-in بالـQR

التحقق عند البوابات ومنع التكرار ومناطق الدخول.

نظام تسجيل الحضور

الاعتماد

فئات بصلاحيات دخول وموافقات وبطاقات اعتماد.

نظام اعتماد الفعاليات

التكلفة

العوامل التي تحدد تكلفة نظام التسجيل.

تكلفة نظام تسجيل المؤتمرات

الأسئلة الشائعة عن نظام تسجيل الفعاليات

ما هو نظام تسجيل الفعاليات؟

منصة يسجّل منها المشاركون عبر نموذج مخصص، وتدير الفئات والرسوم والدفع والأهلية والتأكيد، وتُصدر لكل مشارك رمز دخول يُبنى عليه البادج والحضور والشهادات والتقارير.

هل يمكن تخصيص نموذج التسجيل لكل فئة؟

نعم، تخصيص النموذج والأسئلة لكل فئة، مع رابط تسجيل بهوية جهتك ودعم نطاق فرعي أو نطاق مخصص عند الحاجة.

هل يدعم النظام رسومًا متعددة الشرائح وأكواد خصم؟

نعم، رسوم تتغير حسب الفئة أو الفترة الزمنية، وأكواد خصم للمتحدثين والرعاة والمجموعات مع تتبع استخدام كل كود.

هل يمكن مراجعة الأهلية والوثائق قبل قبول التسجيل؟

نعم، يرفع المسجّل الوثيقة المطلوبة، ويراجعها المنظم، ثم يُقبل التسجيل أو يُرفض مع إشعار المسجّل.

هل يمكن للجهات تسجيل منسوبيها جماعيًا؟

نعم، عبر بوابة خاصة لكل جهة أو راعٍ ضمن حصة محددة يُغلق رابطها آليًا عند اكتمال العدد، مع فواتير باسم الجهة.

ماذا لو تعثر دفع المشارك؟

يرصد النظام العمليات المعلقة ويرسل رابط دفع فريدًا عبر واتساب والبريد، فيكمل المشارك الدفع دون إعادة تعبئة بياناته.

هل تصدر فواتير ضريبية؟

نعم، يصدر النظام فاتورة ضريبية فور نجاح الدفع وفق متطلبات هيئة الزكاة والضريبة والجمارك ويرسلها آليًا، إضافة إلى فواتير الجهات وسندات القبض.

كيف يتعامل النظام مع الضغط عند فتح التسجيل؟

يوزّع الأحمال تلقائيًا عبر موازنة الحمل والتوسع الأفقي لتجنب البطء أو الانقطاع وقت الذروة، مع تحديث المقاعد المتاحة لحظيًا.

هل يمكن استيراد قائمة مدعوين جاهزة؟

نعم، تُرفع القوائم الجاهزة أو تُدخلها الجهات عبر بواباتها، ثم تُرسل الدعوات ويُتابع تأكيد الحضور.

كم تكلفة نظام تسجيل الفعاليات؟

تتحدد حسب عدد المشاركين، وعدد الفئات والشرائح، والتسجيل في الجلسات، والدفع الإلكتروني، والرسائل، والتكاملات، وما يرافق التسجيل من طباعة وأجهزة وتشغيل. راجع كيف تُحسب الأسعار أو اطلب عرضًا مفصّلًا.

اطلب عرض سعر لنظام تسجيل فعاليتك

أخبرنا بنوع الفعالية وفئات المشاركين وهل التسجيل مدفوع، ونعود إليك بعرض يشمل النظام والدفع والرسائل وما تحتاجه يوم الفعالية.

  • نموذج التسجيل والفئات والشرائح
  • الدفع الإلكتروني والفواتير
  • بوابات الجهات والرعاة
  • الدخول والطباعة والتقارير

تفضّل التواصل المباشر؟ واتساب · +966 56 533 0501

اكتب اسمك
اكتب اسم الجهة
أدخل رقم جوال صحيحًا
أدخل بريدًا صحيحًا
اختر نوع الفعالية
اختر العدد التقريبي
ما الذي تحتاجه في فعاليتك؟ (اختر كل ما ينطبق)
تفاصيل إضافية تساعدنا على دقة العرض (اختياري)

نستخدم بياناتك للتواصل بخصوص طلبك فقط. يراجع فريق EventFlow متطلبات فعاليتك قبل إعداد العرض.

+966 56 533 0501
Scroll to Top