Event Check-in · QR · Access Control

نظام تسجيل الحضور وCheck-in بالـQR: إدارة بوابات الدخول والتحقق في الفعاليات

الإجابة المختصرة: نظام تسجيل الحضور (Event Check-in) هو ما يحدث عند الباب: يمسح المشغّل رمز QR الخاص بالمشارك، فيتحقق النظام من صلاحيته ويسجّل دخوله لحظيًا، ويرفض الرمز المستخدم مسبقًا أو غير المصرّح له بالمنطقة. في EventFlow يعمل Check-in عبر ماسحات QR ليزرية عند البوابات الرئيسية وتطبيقات الجوال عند القاعات والورش، مع طباعة البادج فور التحضير، ولوحة تحكم تعرض الحضور بالثانية، وفريق تشغيل وأجهزة احتياطية في موقع الفعالية.

اطلب عرض سعر لنظام Check-in احجز عرضًا توضيحيًا

التسجيل
إرسال رمز QR
المسح عند البوابة
التحقق من الصلاحية
تسجيل الدخول
طباعة البادج
تقارير لحظية

كيف يعمل Check-in في EventFlow؟

رمز QR فريد لكل مسجليُنشأ الرمز تلقائيًا عند التسجيل ويُرسل مع تفاصيل الفعالية وموقعها عبر واتساب والبريد الإلكتروني، مع تقرير بحالة كل رسالة.
المسح عند البوابةماسح ليزري أو كاميرا الجوال يقرأ الرمز في أجزاء من الثانية، من شاشة الجوال أو من البادج المطبوع، حتى في الإضاءة الصعبة.
التحقق من الصلاحيةيتحقق النظام من أن الرمز ساري ولم يُستخدم مسبقًا، ومن فئة حامله، ومن صلاحيته لهذه المنطقة وهذا اليوم.
تسجيل الدخول لحظيًاتتحدث حالة المشارك في لوحة التحكم فورًا، فيرى المنظمون في غرفة العمليات أعداد الحضور لحظة بلحظة.
طباعة البادج عند الحاجةفي المداخل التي تُطبع فيها البطاقات، يصدر البادج بمجرد المسح دون إعادة إدخال أي بيانات.
معالجة الحالات الخاصةالبحث بالاسم أو رقم الجوال لمن نسي رمزه، وإعادة الطباعة، وتسجيل الوافدين في الموقع (Walk-in) في مسار مستقل.

طرق التحضير: بوابات رئيسية وقاعات وورش

بوابات الدخول بماسحات ليزرية

ماسحات احترافية مرتبطة بلوحة التحكم عند المداخل الرئيسية عالية التدفق، تُظهر بيانات المشارك وتحضّره بلمحة.

الأجهزة والماسحات

التحضير عبر الجوال

كل منظم يتحول إلى نقطة تحضير متنقلة عند القاعات الفرعية والورش دون طباعة، مع مقارنة الحضور بالطاقة الاستيعابية للقاعة.

تطبيق التحضير ومسح QR

البحث اليدوي والتحضير الجماعي

تحضير المشاركين من لوحة التحكم بالبحث بالاسم أو الجوال أو البريد، فرديًا أو جماعيًا، مع الفلترة حسب الفئة ووقت الوصول.

لوحة التحكم

التسجيل الذاتي (Self Check-in)

أتمتة التسجيل الذاتي للزوار لتخفيف الضغط على مكاتب الاستقبال في أوقات الذروة.

تحضير كبار الشخصيات

تحضير هادئ وسريع عند المداخل الرسمية مع تنبيه فريق الاستقبال فور وصول الضيف ومعرفة اسمه ومنصبه.

اعتماد كبار الشخصيات

حضور الجلسات وورش العمل

رصد دقيق لمن دخل كل جلسة، يُبنى عليه إصدار شهادات الحضور لمن حقق النصاب المطلوب فقط.

نظام إدارة المؤتمرات

إدارة بوابات الدخول وقواعد القبول (Access Control)

البوابة الفعالة لا تقبل كل رمز ولا ترفض بتشدد أعمى. تُضبط قاعدة القبول بحسب طبيعة الفعالية وفئة الحاضر:

القاعدة	ما تمنعه	تناسب
استخدام واحد	تمرير الرمز لشخص ثانٍ	فعالية بدخول واحد
نافذة زمنية	مسح متتالٍ لعدة أشخاص بالرمز نفسه	فعالية يخرج حاضروها ويعودون
تقييد بالمنطقة	دخول منطقة غير مخصصة للفئة	مناطق مقسّمة: كبار الشخصيات، الإعلام، العارضون
تقييد باليوم	استخدام تذكرة يوم في يوم آخر	المعارض والفعاليات متعددة الأيام
دخول متكرر	لا تمنع — تسمح عن قصد	المنظمون والعارضون والإعلاميون

وحين تتعدد الفئات والمناطق، تُدار صلاحيات كل فئة ضمن نظام اعتماد الفعاليات (Accreditation) ويتحقق منها Check-in عند كل نقطة.

منع تكرار الدخول وتمرير الرموز

تسجيل أول استخدام

عند المسح يظهر فورًا ما إذا كانت التذكرة سارية أم استُخدمت مسبقًا، فيُرفض الاستخدام الثاني غير المشروع.

مطابقة الاسم

يُظهر المسح اسم المشارك وفئته وجهته، فيطابقه المشغّل بحامل البادج عند الحاجة.

دعوات غير قابلة للنقل

في الفعاليات الرسمية تُصدر دعوات برمز فريد مرتبط بصاحبه لا يُستخدم من قِبل شخص آخر.

قاعدة إعادة الدخول

تمييز إعادة الدخول المشروعة (خروج للاستراحة، يوم ثانٍ) عن محاولة تمرير الرمز.

استمرارية التحضير عند ضعف الإنترنت

شبكة القاعة يوم الفعالية تحمل مئات الأجهزة، وتذبذبها احتمال قائم. لذلك يُجهَّز التشغيل ليستمر:

شبكة داخلية مستقرة تربط الماسحات والطابعات ولوحة التحكم حتى مع ضعف الإنترنت العام في الموقع
أجهزة تحقق مُعدّة للعمل عند ضعف الاتصال ثم المزامنة
أجهزة احتياطية جاهزة للعمل فورًا في الموقع
بطاريات احتياطية عالية السعة للجوالات والأجهزة اللوحية
خطط بديلة جاهزة للتنفيذ اللحظي مع فريق هندسي في الموقع وعن بُعد

كم نقطة تحقق تحتاج فعاليتك؟

عدد نقاط التحقق يُحسب من كثافة الوصول لا من عدد الحضور: قسّم عدد من يُتوقع وصولهم في ساعة الذروة على ما تنجزه النقطة الواحدة في الساعة، ثم أضف هامشًا للحالات الخاصة والوافدين بلا تسجيل.

خطأ التقدير الأشهر: افتراض توزيع متساوٍ للوصول. الناس يصلون قبل الافتتاح بقليل لا على مدار اليوم، والتحقق من رمز مع بادج جاهز أسرع بكثير من تسجيل وافد جديد وطباعة بادجه.

الجوال أم جهاز مخصص؟

جوالات الفريق تكفي في أبواب القاعات والنقاط الثانوية والفرق المتنقلة، وتتيح فتح نقطة إضافية خلال دقيقة. أما البوابات الرئيسية عالية التدفق، والمداخل التي تُطبع فيها البادجات، والتشغيل المتواصل لساعات طويلة، فتحتاج أجهزة مخصصة. وأغلب الفعاليات تعمل بالمزيج.

ما تراه أثناء الفعالية وبعدها

أثناء الفعالية

إجمالي المسجلين والحاضرين فعليًا ومن لم يصل بعد
أوقات الذروة عند البوابات
أكثر القاعات الفرعية إقبالًا
إحصائيات كل نقطة تحضير لإعادة توزيع الفريق

بعد الفعالية

الفرق بين المسجّل والحاضر فعليًا
التوزيع الزمني للدخول ومنحنى الوصول
حضور كل جلسة
تقارير قابلة للتصدير بصيغ Excel وPDF

الحالات الاستثنائية: البوابة للتحقق فقط

اسم غير موجود، أو خطأ في الكتابة، أو بديل عن مدعو، أو بادج مفقود: هذه الحالات لا تُعالج عند البوابة بل في مكتب حالات جانبي، حتى لا يتوقف الطابور.

البوابة تقبل أو ترفض فقط
مكتب حالات خارج مسار الطابور
تعديل بيانات المشارك أو فئته فورًا من لوحة التحكم بصلاحية محددة
تنعكس التعديلات مباشرة في كل نقاط التحقق
إعادة طباعة البادج دون إعادة إدخال البيانات
فريق ميداني مدرّب على التعامل مع هذه الحالات

راجع التشغيل الميداني والكوادر ونظام طباعة البادجات.

لمن يناسب نظام Check-in؟

المؤتمرات بجلسات متوازية، والمعارض متعددة الأيام بإعادة دخول يومية، والفعاليات الحكومية بمسارات دخول مستقلة للوفود، والفعاليات الرياضية والجماهيرية بذروة دخول حادة، والمؤتمرات الطبية التي تُبنى فيها الشهادات على الحضور الفعلي.

الأسئلة الشائعة عن Check-in وتسجيل الحضور

كيف يعمل تسجيل الحضور بالـQR؟

يحصل كل مسجل على رمز QR فريد. عند البوابة يُمسح الرمز بماسح ليزري أو بتطبيق الجوال، فيتحقق النظام من صلاحيته ويسجّل الدخول وتتحدث لوحة التحكم فورًا، ويمكن طباعة البادج في اللحظة نفسها.

هل يمكن إرسال رمز QR قبل الفعالية؟

نعم، يُرسل الرمز مع تفاصيل الفعالية وموقعها عبر واتساب والبريد الإلكتروني، مع رسائل تذكير مجدولة قبل الفعالية.

هل يمنع النظام دخول شخصين بالرمز نفسه؟

نعم. يُظهر المسح ما إذا كانت التذكرة سارية أم استُخدمت مسبقًا، ويمكن ضبط قاعدة القبول (استخدام واحد، نافذة زمنية، دخول متكرر للمنظمين) بحسب طبيعة الفعالية.

هل يمكن تحديد مناطق دخول مختلفة لكل فئة؟

نعم، تُربط كل فئة بالمناطق والأيام المسموحة، وعند المسح يظهر ما إذا كان يحق لحامل الرمز دخول هذه المنطقة.

ماذا لو نسي الزائر رمزه؟

يبحث المنظم عنه بالاسم أو رقم الجوال من التطبيق أو لوحة التحكم ويؤكد حضوره يدويًا، ويمكن طباعة بادجه مباشرة.

هل يمكن تحضير حضور الجلسات وورش العمل؟

نعم، يقف المنظم عند مدخل القاعة ويحضّر المشاركين عبر الجوال دون طباعة، مع مقارنة العدد بالطاقة الاستيعابية، وتُبنى شهادات الحضور على هذه السجلات.

هل يستمر التحضير عند ضعف الإنترنت؟

يُجهَّز التشغيل بشبكة داخلية تربط الماسحات والطابعات ولوحة التحكم، وأجهزة مُعدّة للعمل عند ضعف الاتصال، مع أجهزة احتياطية وخطط بديلة وفريق هندسي في الموقع وعن بُعد.

هل يمكن استخدام أجهزة متعددة في الوقت نفسه؟

نعم، يعمل المسح على أجهزة متعددة متزامنة — ماسحات وأجهزة لوحية وجوالات — وتنعكس كل عملية فورًا في لوحة التحكم الموحدة.

هل تتوفر تقارير حضور لحظية؟

نعم: عدادات حية للمسجلين والحاضرين ومن لم يصل، وأوقات الذروة عند البوابات، وحضور كل جلسة، مع تقارير ختامية قابلة للتصدير بصيغ Excel وPDF.

هل يمكن أن يشغّل فريق EventFlow بوابات الدخول؟

نعم. نوفر كوادر سعودية مدربة لإدارة البوابات ومكاتب التسجيل والطباعة، مع مهندسين في الموقع ودعم هندسي أون لاين طوال أيام الفعالية.